手帳はスマホに統一すべきか?紙の手帳も使い分けて併用すべきか?メリット・デメリットを考えてみた。

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手帳はビジネスマンの必須アイテム。

タスク・スケジュール管理はもちろん、ちょっとしたメモ帳にもなるし、備忘録やTODOリストとしての活用も出来る。

なくてはならないビジネスアイテムだ。

そして、手帳の重要性は年を追うごとに増している。現代のビジネスマンは手帳がなければ仕事が出来ないと言っても過言ではない。

なぜなら、一昔前と比較すると今のビジネスマンは忙し過ぎるから。

誰もがスマホを持つ環境となったことで、いつでもどこにいても社内の人からも取引先の人からもすぐに連絡が入り、様々な仕事を押し付けられる。

また、メールも厄介である。

こちらの都合に関係なく気軽にメールで仕事を押し付けてこられるからだ。そして、そのメールは24時間いつでもチェック可能。。。(

つまり、スマホ・メール・SNSなどのコミュニケーションツールの発達により、どんどん仕事の量が増えているわけだ。よって、手帳がなければこの膨大な仕事を管理し、期日通りに処理することが難しくなっている。

で、私はここ数年、いくつかの理由から手帳をアナログからデジタルに移行していた。紙の手帳ではなく、スマホアプリで全てのタスク・スケジュールを管理していた。

しかし、来年は紙の手帳に戻してみようかな・・・と考えている。

ということで、本当に紙の手帳に戻しても問題ないのか?人の手帳の使い方なんかも参考にしつつ考えてみたいと思う。

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手帳はスマホアプリに統一すべき!と思っていた理由

まず、私がこの数年間、紙の手帳を使わずにスマホのアプリを利用していた理由を整理してみる。

紙の手帳で困っていたこと(紙の手帳のデメリット)

  1. 字が汚く、後から何を書いたか分からなくなることが多々あった・・・。
  2. 予定が多過ぎて手帳に書ききれなくなった。
  3. 予定が頻繁に変更されるため、「予定やタスクを消して書き直す」ということが多くなった。
  4. 1、2年前の仕事を振り返るような長期スパンでの仕事をするようになり、過去の手帳を持ち歩く必要がでてきた。

上記4つの理由から、紙の手帳でのタスク・スケジュール管理に限界を感じ始めていた。

また、手帳のスペースでは書きたいことを書ききれなくなったため、手帳とは別にノートを常に持ち歩くようになっていた。

そんな時、スマホを手帳として使うことで全ての悩みが解決出来る事が分かり、私は手帳をアナログからデジタルに完全移行したのだ。

スマホを手帳にしようと決断した要因(スマホのメリット)

  1. スマホのカレンダー&システム手帳アプリの「ジョルテ」がとても使いやすかった。
  2. 予定が変わっても書き直す必要なし。コピー&ペーストも出来て便利。
  3. カレンダー、メモ、TODOリスト等、全てをGoogleのクラウドサービスを利用することでデータ喪失の心配もなく、長文を書く時はPCやipadなどのタブレットからでも可能で楽だった。
  4. 過去の予定やメモも全て見ることが出来る。
  5. スマホのバッテリーの持ちが良くなって、バッテリー切れの心配が無くなった。
  6. スマホの起動・動きが早くなり、とっさのメモ書きにも対応出来るようになった。
  7. 端末代金が高いスマホをもっと活用しないともったいないと思った。
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手帳をスマホから紙に戻すか?それとも使い分けて併用するか?

私は、元々紙の手帳を使っていていたが、困ることを多く抱えていた。

そこで、スマホアプリならそれらの課題を解決し、さらに便利に使える。そう思ったからこそスマホ手帳アプリ等を活用するようになった。

にも関わらず、なぜ紙の手帳に戻そうと考えているのか?

その理由は以下の通りだ。

紙の手帳に戻したいと考えた理由

  • 会社のインターネット環境のセキュリティが厳しくなり、クラウドサービスが利用できなくなった。つまり、PCやipadなどのタブレットでの編集作業のメリットが無くなった。
  • 仕事に関する事をクラウド上に保存することが怖くなった。つまり、データが盗まれたり、漏洩した時の事が心配になった。(ま、情報漏洩して困るようなことは書かないようにしているし、紙の手帳でも失くしたら同じだけどね。とはいえ、インターネット上のデータだと一気に拡散しちゃうしね・・・。)
  • スマホを手帳・メモ代わりにしてると、電話している時にメモ出来ないという致命的なデメリットに気がついた・・・
  • スマホでのタスク・スケジュール管理に飽きてきた。気分的に紙の手帳を使いたくなった。
  • 取引先から来年の立派な紙の手帳をもらった。(つまり、紙の手帳を自分で買わなくても良い!)

紙の手帳もスマホの手帳アプリもそれぞれメリット・デメリットがある。

で、今の私はどちらを使っても仕事上の支障はなく、仕事の効率もそんなに変わらない。

であれば、本当に自分の気分で決めれば良いわけであり、スマホが飽きてるんだから紙の手帳を使えば良い!

「でも、デジタルの方が楽なんだよなぁ〜。」

「来年の途中辺りからまた忙しくなったら紙の手帳じゃ色々と不便になるし・・・」

とはっきり出来ない優柔不断な自分がいるので、取り敢えずデジタル社会の現代でも、なぜ紙の手帳を使っている人がいるのか?をググって調べてみた。(あるアンケート調査によるランキング)

【紙の手帳のメリットランキング】

  1. すぐ書き込み、確認が出来る。
  2. データが消える心配がない。
  3. 全体をパッと見渡せる。
  4. 電力不要。電池切れの心配なし。
  5. 電話をかけながら使える。
  6. 需要な会議などでも使いやすい。
  7. お気に入りの文房具と合わせて使える。

紙の手帳を使い続ける理由としてごもっともである。

しかし、別に目新しい発見があったわけではない。「そっか!そういうメリットがあるなら思い切ってスマホから紙に戻そう!」なんて思わなかった。

で、色々検索して結構多い意見が、「紙とスマホの併用・使い分け 」である。

でも、どのようにして使い分けるのか?を調べてみると人それぞれ。

「これぞデジタルとアナログの融合!紙とスマホの使い分け・併用の王道だ!」

なんて活用法はなかった。

ということで、紙とスマホの両方でタスク・スケジュール管理をするなら、自分に合った使い方を自分で見つけるしかないようだ。

ま、せっかく立派な手帳を取引先にもらったことだし、気分転換にもなるだろうから紙の手帳とスマホの手帳アプリの上手な使い方を模索してみることにしよう。

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